WhatsApp per il lavoro
WhatsApp e WhatsApp Business: differenze, e quale usare con i clienti
Pubblicato il · 7 minuti di lettura
In breve. WhatsApp Business è un'app gratuita, distinta da WhatsApp, che fa tutto quello che fa WhatsApp e in più aggiunge strumenti per l'attività: profilo aziendale con orari e indirizzo, risposte rapide, messaggi automatici di benvenuto e di assenza, etichette per le chat e catalogo. Un numero può stare su una sola delle due app per volta. Per chi riceve richieste dai clienti conviene quasi sempre Business; l'API a pagamento serve solo a chi ha volumi da call center.
Molti professionisti usano per lavoro il WhatsApp «normale», spesso sullo stesso numero dei messaggi di famiglia. Funziona, finché le chat dei clienti sono poche. Quando crescono, la domanda arriva da sola: passo a WhatsApp Business? E cosa cambia davvero?
Cosa hanno in comune
Le due app si usano allo stesso modo: chat, gruppi, vocali, chiamate, crittografia end-to-end, WhatsApp Web sul computer. I tuoi clienti non devono fare nulla e non installano niente di diverso: dal loro lato sei sempre su WhatsApp. Cambia solo cosa vedono di te, cioè il profilo aziendale, e cosa puoi fare tu con le conversazioni.
Cosa aggiunge WhatsApp Business
- Profilo aziendale. Nome dell'attività, categoria, descrizione, indirizzo, orari, email e sito. Chi ti scrive capisce subito che sta parlando con uno studio o un'azienda, non con una persona privata.
- Risposte rapide. Testi salvati da richiamare con una scorciatoia, per esempio
/ibano/orari. Utili per le domande che ricevi dieci volte a settimana. - Messaggio di benvenuto e di assenza. Il primo risponde a chi ti scrive per la prima volta; il secondo fuori dagli orari che imposti: «Ti rispondiamo domattina dalle 9».
- Etichette. Colori e nomi da assegnare alle chat («nuovo cliente», «preventivo inviato», «da pagare») per filtrarle.
- Catalogo. Prodotti o servizi con foto e prezzo, consultabili dal profilo. Utile soprattutto a negozi e artigiani.
- Statistiche di base su messaggi inviati, consegnati e letti.
Più persone sullo stesso numero
È il punto che interessa di più agli studi con collaboratori. L'app Business permette di usare lo stesso numero su un telefono principale e fino a quattro dispositivi collegati: computer con WhatsApp Web, tablet, un secondo telefono. Con l'abbonamento Meta Verified per le aziende il limite sale a dieci.
Però tutti vedono tutte le chat, nessuno sa chi ha già risposto a chi, e se il telefono principale resta spento a lungo i dispositivi collegati si disconnettono. Per due o tre persone va bene; oltre, diventa caotico.
Come passare da WhatsApp a WhatsApp Business
- Fai un backup delle chat da WhatsApp: Impostazioni → Chat → Backup delle chat.
- Installa WhatsApp Business dallo store.
- Apri l'app e inserisci lo stesso numero: l'app riconosce il backup e propone di trasferire chat e contenuti.
- Completa il profilo aziendale.
Da quel momento il numero vive su Business e il vecchio WhatsApp non lo usa più. Se vuoi tenere separati lavoro e vita privata, la strada è un secondo numero: sullo stesso telefono, con la doppia SIM o una eSIM, puoi avere WhatsApp per il personale e WhatsApp Business per il lavoro.
E l'API di WhatsApp Business?
È un prodotto diverso, che spesso si confonde con l'app. L'API (WhatsApp Business Platform) non si usa da un'app sul telefono: si collega a un software, di solito tramite un fornitore, ed è a pagamento, con tariffe per messaggio. Permette molti operatori, invii automatici in volume e integrazioni con il CRM.
Ha senso per assistenza clienti strutturata, e-commerce con grandi volumi, notifiche automatiche. Per uno studio o una piccola impresa che parla con i propri clienti è quasi sempre eccessiva: costa, va configurata e cambia il modo in cui i clienti ti vedono.
Quale scegliere
| Situazione | Scelta consigliata |
|---|---|
| Pochi clienti, numero personale, lavori da solo | WhatsApp va ancora bene; valuta Business per il messaggio di assenza |
| Studio o piccola impresa, i clienti scrivono al titolare | WhatsApp Business, idealmente su un numero di lavoro |
| Più collaboratori sullo stesso numero (fino a 5 dispositivi) | WhatsApp Business con i dispositivi collegati |
| Assistenza strutturata, molti operatori, invii in volume | API tramite un fornitore |
Il problema che nessuna delle due risolve
Profilo, etichette e risposte rapide aiutano a rispondere meglio. Ma il lavoro vero, cioè le richieste dei clienti, resta dentro le chat: «mi rivedi il preventivo», «venerdì scade la consegna», un vocale di tre minuti con tre cose da fare. Le etichette dicono quale chat ha qualcosa in sospeso, non cosa c'è da fare. E se ci lavorano più persone, nessuno sa chi se ne sta occupando.
È lo spazio di Jotup. Si collega al numero che usi già, come un dispositivo aggiuntivo, nello stesso modo in cui apri WhatsApp sul computer. Legge solo le chat di lavoro che autorizzi, trascrive i vocali e annota ogni richiesta come attività in una bacheca condivisa, già ordinata per cliente e progetto, con checklist e scadenze. I tuoi clienti continuano a scriverti come sempre, e i collaboratori lavorano sulla bacheca invece di passarsi il telefono.
Vuoi vedere come funziona su un numero vero? La demo completa dura 7 minuti ed è divisa per capitoli: dal collegamento del numero alla bacheca piena.
Altre guide utili: come trascrivere i messaggi vocali e come esportare una chat di WhatsApp.
Domande frequenti
WhatsApp Business è a pagamento?
No, l'app è gratuita. Sono a pagamento l'API, che è un prodotto diverso, e l'abbonamento facoltativo Meta Verified.
Posso usare lo stesso numero su WhatsApp e su WhatsApp Business?
No, non contemporaneamente: un numero è attivo su una sola delle due app. Con due numeri, per esempio con la doppia SIM, puoi tenerle entrambe sullo stesso telefono.
Passando a Business perdo le chat?
No. Se fai prima il backup e usi lo stesso numero, l'app Business propone di trasferire chat e contenuti.
I clienti si accorgono del cambio?
Vedono il profilo aziendale al posto di quello personale, e un'indicazione che si tratta di un account business. Per il resto per loro non cambia nulla.
Articolo del team Jotup. Le funzioni delle app di terze parti cambiano spesso: se noti un passaggio non più aggiornato, scrivici a info@solucom.si.